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1. 秘書職責(zé)

1.1熟悉公司基本情況，準(zhǔn)確答復(fù)公司領(lǐng)導(dǎo)的詢問(wèn)，主動(dòng)反饋信息，提出建議，當(dāng)好助手。

1.2負(fù)責(zé)安排例會(huì)，接受領(lǐng)導(dǎo)指示，探詢各部門工作執(zhí)行情況并及時(shí)匯報(bào)，協(xié)助主管，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系。

1.3負(fù)責(zé)總經(jīng)理和公司行政事務(wù)，作好來(lái)賓的接待、接聽(tīng)電話、收發(fā)傳真、車船機(jī)票代購(gòu)等工作。

1.4負(fù)責(zé)建立文書檔案管理制度，做好文書檔案及文件資料以及收集、整理、立卷、歸卷、歸檔，協(xié)助做好保密工作。

1.5負(fù)責(zé)來(lái)信的及時(shí)處理，對(duì)外來(lái)文件，及時(shí)造冊(cè)、呈送、傳閱并回收，按領(lǐng)導(dǎo)指示交付責(zé)任人，并協(xié)助催辦，了解執(zhí)行情況。

1.6負(fù)責(zé)公司及各部門以公司名義簽發(fā)的有關(guān)文件的審核、校對(duì)、打印和發(fā)送工作，并做好底稿、正本的保管歸檔事宜。

1.7做好來(lái)信、來(lái)函、電傳的處理和打字工作。

1.8負(fù)責(zé)處理公司設(shè)備，計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的具體使用、保養(yǎng)和一般維護(hù)。

1.9妥善保管和正確使用公司印章，介紹信和法人委托書。

1.10負(fù)責(zé)公司辦公室計(jì)算機(jī)文檔的分類、備份、保存和整理，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，定期或不定期的修改計(jì)算機(jī)入機(jī)密碼和口令，按時(shí)、按質(zhì)完成打印任務(wù)，做到文本規(guī)范、美觀。

1.11協(xié)助綜合辦公室主任完成綜合辦公室其他工作。

2. 檔案管理職責(zé)

2.1熱愛(ài)檔案工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行本公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.2負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司的各類檔案以及有價(jià)值的圖書資料等工作，確保檔案的完整與安全，接收檔案時(shí)，按照規(guī)定逐件檢查驗(yàn)收，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不符合要求的檔案，有權(quán)拒收。

2.3對(duì)接收的檔案，根據(jù)不同類別進(jìn)行分類、編目，編制必要的檢索工具和參考資料便于查閱利用。

2.4按照借閱利用檔案的規(guī)定，熱情接待查檔人員，認(rèn)真履行登記、歸還、審查、核對(duì)、簽章手續(xù)，積極提供借用。

2.5嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管的規(guī)定，搞好各類檔案的管理。定期檢查清點(diǎn)檔案，發(fā)現(xiàn)案卷丟失時(shí)及時(shí)報(bào)告并主動(dòng)查找，對(duì)破損和字跡清褪的案卷，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

2.6根據(jù)檔案的保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確、慎重地劃分各類檔案的保管期限。同時(shí)做好檔案的統(tǒng)計(jì)和銷毀工作。

2.7嚴(yán)守檔案秘密，不得違反規(guī)定向他人提供檔案和泄露檔案內(nèi)容，不得私自摘抄檔案材料。

2.8對(duì)本公司各部門及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查與指導(dǎo)。

2.9不斷健全檔案各項(xiàng)管理制度，不斷完善檔案的保管條件，管好公司檔案。

3.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。